Nieuws & blogs

In onze recente blogs bespraken we waar u op kunt letten en over nadenken als u een nieuwe softwareleverancier kiestvoor uw kantoor. In dit blog gaan we in op waar veel keuzes uiteindelijk om draait. De knaken, de centen, de poen, el dinero, the money, wat mag het nieuwe pakket kosten? En hoe wordt de deal uiteindelijk gesloten?

Voor u begint met onderhandelen

Niks is zo vervelend in een onderhandeling, voor alle betrokkenen, als ieder besluit of weer terug langs een achterban of hogere laag moet. De belangrijkste tip vanuit ons als IT-leveranciers? Zorg dat u mandaat hebt alvorens het onderhandelingsproces in te gaan. Is er een interne besluitvorming omtrent het budget? Mag u als kantoordirecteur of bijvoorbeeld officemanager dit project op u nemen en afronden?

Pas als u op alle vragen een ‘ja’ hebt, is het moment daar om een en ander te gaan concretiseren. Komt er geen ja vanuit uw eigen organisatie? Zorg dan voor een efficiënt proces dat degenen met het juiste mandaat aan tafel zitten tijdens de gesprekken.

Presentatie aan MT, partners of maatschap

Een logische vervolgstap is de presentatie van de software en de prijsindicatie aan de eindverantwoordelijken van uw kantoor. Doe dit samen! Zorg dat de IT-leverancier met u meedenkt en dat u dit met elkaar voorbereid. Zo kunt u gezamenlijk de voorkeursoplossing van uw projectgroep goed over de bühne brengen.

Onderhandelen over de prijs

Onderhandelen over de prijs levert in de praktijk vaak niet veel op, en frustreert het traject vaak enkel voor alle betrokkenen. U krijg bij een professionele leverancier met een bewezen pakket meestal niet heel veel voor elkaar: de prijs is ergens op gebaseerd; de tarieven zijn niet uit de lucht gegrepen.

Daarnaast kunt u zich afvragen hoe serieus een organisatie is die zijn product in de uitverkoop wil gooien. Het zoet van de lagere prijs wordt namelijk vaak snel vergeten door het zuur van een ander tegenvallend aspect. Wilt u, of de eindverantwoordelijken, toch dat er wat met de prijs wordt gedaan dan hebben we een paar onderhandeltips.

Onderhandeltips

Onderhandelen over de licentieprijs kost veel tijd en energie voor beide partijen en resulteert negen van de tien keer in niets. Probeer om die reden een eventueel voordeel te behalen in de implementatie-, trainings of andere projectkosten. Kijk of een interessante vaste prijs mogelijk is. Let wel op: wij adviseren u niet om te besparen door bijvoorbeeld implementatie activiteiten zelf te doen. Laat dit bij voorkeur over aan de leverancier. Zelf doen is, zo blijkt uit onze ervaring, geen alternatief voor een partij die deze werkzaamheden zeven dagen per week uitvoert.

Webinar: het kiezen van nieuwe software voor de juridische praktijk

Bij het kiezen van een nieuw praktijkmanagementsysteem komt meer kijken dan alleen de prijs. In onze meest recente Legal IT Talk, bespraken we dit onderwerp. Zo ging het onder andere over: het selecteren van de juiste leverancier, het bepalen van uw wensen en eisen en de impact van een nieuw pakket op uw organisatie. Deze Legal IT-talk kunt u hieronder in zijn geheel terugkijken.

Het verslag van dit webinar is hier terug te lezen.

Bovenstaand artikel is afkomstig uit het e-book over praktijkmanagementsystemen voor de advocatuur. Wilt u alles weten over het beste praktijkmanagementsysteem voor uw kantoor? Dan vindt u onderstaande artikelen wellicht ook interessant.

• Wat is een praktijkmanagementsysteem en heeft ieder advocatenkantoor dit nodig?
• De inventarisatiefase bij een pakketselectie: hoe ziet die er idealiter uit?
• Een wensen- en eisenlijst maken, hoe doe ik dat?
• Vijf gouden tips voor een succesvol migratieproject
• Welke handige vragen stelt u een potentiële softwareleverancier?