Nieuws & blogs

Wat is een praktijkmanagementsysteem en heeft ieder advocatenkantoor dit nodig?

/

Tom Jansen - Lexxyn Groep

30 juni 2020

Een praktijkmanagementsysteem, oftewel een PMS, is binnen de advocatuur nog geen breed geaccepteerd begrip, terwijl veel kantoren met een dergelijke applicatie werken om dossiers en cliënten te beheren. Dagelijks stellen klanten ons vragen zoals: ‘Is een praktijkmanagementsysteem hetzelfde als een document management systeem? Kan ik daarin ook uren schrijven en declaraties aanmaken? In dit artikel leggen we uit wat een praktijkmanagementsysteem is en wat u eraan heeft in uw kantoor.

Wat is een praktijkmanagementsysteem?

Relatiebeheersystemen, document managementsoftware, documentvergelijkers, tijdschrijfapplicaties, financiële tools en encrypted mailing toepassingen: de IT-mogelijkheden voor de advocatuur vliegen ons om de oren. Waar staat een praktijkmanagementsysteem dan? Wat ons betreft er precies middenin.

Een praktijkmanagementsysteem raakt namelijk alles wat er in uw kantoor gebeurt. Het is de basis, vanwaar alles rondom een dossier wordt geregeld. Daarom noemen wij het ook wel de kern, het hart, van uw organisatie. Vanuit daar kunt u gaan bouwen, met bouwstenen binnen het aanwezige praktijkmanagementsysteem of met tools van andere partijen.

Een praktijkmanagementoplossing is een verzameling van ‘geautomatiseerde’ toepassingen om uw gehele praktijk soepel te laten functioneren. U kunt het ook een practice managementsysteem, een zaaksysteem, een dossierapplicatie of digitale dossieradministratie noemen. Een praktijkmanagementsysteem bevat alles wat u nodig heeft voor het uitvoeren van uw dagelijkse bezigheden.

Waarvoor zet u een praktijkmanagementsysteem in?

Dagelijkse bezigheden die u uitvoert binnen een praktijkmanagementsysteem zijn:

  • relatiebeheer en -communicatie;
  • dossierbeheer;
  • documentcreatie;
  • samenwerken aan zaken;
  • tijdschrijven;
  • declareren;
  • financieel rapporteren.

“Een praktijkmanagementsysteem is een oplossing om structuur te geven aan dossiers en bijbehorende documenten.“

Drie typen praktijkmanagementsystemen

Over het algemeen kunnen we het landschap van praktijkmanagementsystemen onderverdelen in drie categorieën:

1. Een totaaloplossing

Een totaaloplossing is een systeem waarin alle functionaliteiten rondom dossier- en documentbeheer vanuit één en hetzelfde systeem worden aangeboden. Denk hierbij aan functionaliteiten zoals: relatiebeheer, dossierbeheer, document en e-mailbeheer, tijdschrijven, declareren en financieel rapporteren.

2. Een componentgerichte deeloplossing

Dit type praktijkmanagementsysteem wordt ook wel eens een best-of-breed omgeving genoemd. Kortom, een oplossing die wordt gecreëerd door gespecialiseerde applicaties van verschillende leveranciers met elkaar te integreren tot één geheel.

3. Een totaaloplossing plus

Dit lijkt misschien een bijzondere toevoeging, maar toch zien we dit in de praktijk steeds meer terug. Kantoren die kiezen voor het gemak en overzicht van één oplossing, maar die erin de loop van de tijd achter komen dat een bepaald deelgebied voor hen niet afdoende is. Er wordt er dan voor gekozen om een componentgerichte oplossing, zoals een DMS- of een CRM-systeem, te koppelen. Op die manier kan diepgang op een bepaalde functionaliteit toch nagestreefd worden.

Heeft u een praktijkmanagementsysteem nodig?

Het antwoord hierop is: ja en nee. Bent u een éénpitter en bent u uitgerust met Microsoft Office en een printer? Dan kunt u in de praktijk aan de slag als advocatenkantoor. Werkt u met twee personen of meer en werkt u samen aan zaken? Dan is het raadzaam om uit te kijken naar software om digitaal samen te werken. Dit kan de start zijn van uw zoektocht naar een praktijkmanagementsysteem.

Het kantelpunt ontstaat wanneer meerdere mensen aan één dossier of document moeten werken, en/of wanneer deze mensen verspreid zitten over verschillende locaties. Het praktijkmanagementsysteem kan dan gezien worden als de spil waar uw kantoor en de medewerkers om draaien, om zo samen tot een succesvol eindresultaat te komen.

Wilt u meer lezen over praktijkmanagementsystemen voor de advocatuur, inclusief de voor- en nadelen van de hierboven genoemde drie typen praktijkmanagementsystemen?
Download dan kosteloos het e-book, of vraag een hardcopy exemplaar aan.