Nieuws & blogs

Totaaloplossingen zijn hot! Zet deze trend zich in 2022 door?

/

Eugène Haarmans - Clip Consultants

25 november 2021

‘Van de onderzochte advocatenkantoren geeft 38,5% de voorkeur aan een totaaloplossing als het gaat om praktijkmanagementsoftware’: dit is voor ons één van de belangrijkste conclusies uit de benchmark ‘Digitalisering van de Nederlandse advocatuur’ van de Lexxyn Groep. Het blijkt dat een totaaloplossing dé favoriet is. We zijn benieuwd: zet deze tendens zich ook in 2022 voort? We gaan op onderzoek uit.

Totaaloplossing: meest gebruikte type praktijkmanagementsoftware

Clip Consultants en de Lexxyn Groep onderzochten voor deze benchmark 128 in grootte variërende advocatenkantoren uit alle rechtsgebieden. Op basis van het onderzoek naar het gebruik van praktijkmanagementsoftware werd geconcludeerd dat 38,5% van de kantoren een totaaloplossing gebruikt, 24% een componentgerichte deeloplossing en 26% een hybride oplossing (zie afbeelding hieronder).

Geen 38,5 maar 62,5 %

Om het plaatje zo compleet mogelijk te maken dienen we het percentage van de hybride oplossing op te tellen bij de totaaloplossing. Waarom? Omdat bij een hybride oplossing de basis een totaaloplossing is, aangevuld met een specifiek deelcomponent. Dit maakt dat het totale percentage hoger ligt, namelijk: 62,5%.

Wat is een totaaloplossing?

Nu hoor ik u vragen: ‘Wat wordt verstaan onder een totaaloplossing?’ Dit is een applicatie, het digitale hart van een kantoor, waarbij de belangrijkste functionaliteiten in één en hetzelfde softwarepakket zitten. Denk hierbij aan pakketten zoals NEXTmatters, BaseNet en CClaw. Bij een totaaloplossing zijn alle modules en functionaliteiten inbegrepen en deze werken onderling naadloos met elkaar samen. Voor het gebruik wordt vaak een all-in prijs betaald.

Dit heeft als voordeel dat kantoren veelal gunstiger uit zijn dan in het geval van het gecombineerd inzetten van losse applicaties zoals bij een componentgerichte deeloplossing. Een nadeel kan zijn dat als een functionaliteit niet wordt gebruikt, er toch voor moet worden betaald. Daarom zie je steeds vaker dat aanbieders van totaaloplossingen de modules of pakketten los, tegen een meerprijs, aanbieden.

‘Eén aanspreekpunt en één factuur is prettig. Dat zorgt voor overzicht en controle.’

Populariteit praktijkmanagement totaaloplossing in 2022

‘Blijft een totaaloplossing ook in 2022 populair?’ We vragen het Eugène Haarmans (Clip Consultants) en Tom Jansen (Lexxyn Groep). Eugène: ‘Ik denk dat deze tendens zich om meerdere redenen voortzet. Kantoren vinden één aanspreekpunt en één factuur prettig. Dat zorgt voor overzicht en controle. Eén systeem betekent ook één look and feel. Dit bevordert het gebruikersgemak en de -acceptatie. Dubbel werk wordt voorkomen, doordat gegevens die op de ene plek worden ingevoerd, op alle onderdelen beschikbaar zijn. Nog een voordeel van één aanbieder is dat je makkelijker gewenste veranderingen overlegt. Geef je dat, in het geval van een componentgerichte deeloplossing, bij één van de leveranciers aan, dan moet die het overleggen met de andere aanbieder(s). Dat kan leiden tot vertraging en onduidelijkheden.’

‘Met een totaaloplossing koop je een stabiel huis, waarin je alles kunt doen wat je wilt. Blijkt een bijkeuken op den duur handig, dan bouw je die later aan.’

Als we Tom naar zijn visie vragen antwoordt hij: ‘Met een totaaloplossing kies je voor een degelijk fundament voor je digitale kantooromgeving. Groeit een kantoor of wil deze zich op een specifiek onderdeel doorontwikkelen, dan kan alsnog een deelcomponent van een gespecialiseerde leverancier worden toegevoegd. Ik vergelijk het met een woning. Met een totaaloplossing koop je een stabiel huis, waarin je alles kunt doen wat je wilt. Blijkt een bijkeuken op den duur handig, dan bouw je die later aan. Zo kan het tijdschrijven binnen een totaaloplossing prima gaan, maar wil een kantoor diepgaande analyses uitvoeren? Dan kan er gekozen worden voor aanvullende modules van de totaalleverancier of voor integratie met een externe tijdschrijfapplicatie.’

Beperkte tijd en kennis

Volgens beide heren kiezen kantoren vaak bewust voor één basisleverancier, dus één totaaloplossing, door beperkte tijd en ICT-kennis. Om in het geval van een deelcomponentenoplossing echt specifiek te shoppen, dienen kantoren tijd vrij te maken, hetzelfde geldt voor het onderhouden van de gekozen deelcomponenten. Uit de benchmark bleek dat veel kantoren geen eigen ICT-kennis in huis hebben en dat zij daarin ook niet gaan investeren. Eén leverancier biedt uitkomst. Kantoren hebben dan voor 90% van de ICT-diensten, gerelateerd aan de praktijkmanagementtoepassingen geen omkijken, behalve wellicht op de externe componenten, waarop je als kantoor wil accelereren.

Tom vervolgt: ‘Voor het voorspellen van een trend moet je rekening houden met externe factoren. Zo verwacht ik dat Microsoft Teams langzaam de rol van Outlook overneemt, in eerste instantie voor met name de interne communicatie en samenwerking aan - en uitwisseling van -stukken, en stijgt de vraag naar cliëntportalen. Zolang totaaloplossingen deze ontwikkelingen omarmen, verwacht ik dat de behoefte naar totaaloplossingen blijft doorgroeien.’