Nieuws & blogs

Ondertekenen dan wel. Van akten en stukken. Voor een notaris, maar dan digitaal. Volgt u me nog? Grote kans van niet. Dan gaan we even een stapje terug.

Het zal u niet ontgaan zijn dat er de laatste tijd vrij veel te doen is over een legitimatiescanner (een WID-scanner). U heeft daarbij de keuze, of die van ons ofwel die van PWF Diensten. Meer informatie hierover vindt u in dit artikel. Maar waarom moeten we hier nou wat mee? Ik zal hieronder, zoveel mogelijk in leken-taal zoals u van me gewend bent, proberen uit te leggen waar het over gaat.

De digitale akte

De tijd staat niet stil en men wil steeds digitaler werken. Paperless office, alles inscannen, noem maar op. Het enige deel wat van oudsher niet digitaal is, dat is de akte zelf. Die wordt netjes geprint op vignetpapier en met de hand ondertekend. Toch is het slechts een kwestie van tijd voordat ook de notariële akte digitaal ondertekend kan worden. De wens bestaat vanuit de EU namelijk dat er digitaal een B.V. opgericht kan worden.

Het behoeft weinig uitleg dat dit niet zomaar van de ene op de andere dag gerealiseerd kan worden. Om dit te kunnen realiseren, is er een hele nieuwe infrastructuur nodig. Want hoewel de akte niet fysiek op kantoor getekend hoeft te worden, zal wel aan de eisen voor identificatie voldaan moeten worden. Er moet een soort van digitaal ID-bewijs gemaakt worden, wat tevens een mogelijkheid tot ondertekenen van stukken moet bevatten.

Hoe wordt een digitale akte straks ondertekend?

Hoe moet dat ondertekenen dan gaan? Eerlijkheidshalve is dat nog niet geheel duidelijk. Men is het namelijk nog aan het bouwen. Wellicht dat er aangesloten gaat worden op Idin, DigiD, of NotarisID. Dus wat hier volgt is een aanname mijnerzijds.

Een document ondertekenen hoeft niet zo heel moeilijk te zijn. Je zet het document ergens klaar (of stuurt het toe), de klant opent het document en drukt op een knopje "ondertekenen" om vervolgens met zijn of haar digitale ID het document te ondertekenen. Het document wordt vervolgens teruggestuurd en voila, een getekend stuk.

Voor een onderhands stuk is dit prima. Sterker nog, het wordt in de praktijk zelfs al door veel partijen gebruikt. Wereldwijd.

De kneep zit hem erin dat dit bij een notariële akte natuurlijk net even wat anders gaat. De wet zegt immers:

"De akte wordt door ieder der verschijnende personen onmiddellijk na voorlezing ondertekend. Onmiddellijk daarna ondertekent de notaris de akte."

Kernwoord in deze zin is natuurlijk "onmiddellijk". In mijn hiervoor geschetste voorbeeld is het toesturen of klaarzetten van het document geen garantie dat het op hetzelfde moment ondertekend wordt. En dan heb ik het nog niet eens gehad over de belehrung.

Toekomstige praktijk

Om voor ‘onmiddelijke ondertekening’ te zorgen, zou er óf een wetswijziging plaats moet vinden, óf een andere oplossing moeten komen.

Een voorbeeld van zo'n andere oplossing is dat er een soort virtuele notarisomgeving wordt neergezet. Alle bij de akte betrokken partijen loggen (met hun digitale ID-bewijs) in op de omgeving en ondertekenen de akte. Hiermee zou je overigens ook een deel van het probleem van de belehrung kunnen oplossen.

U zou als notaris, vanuit uw softwarepakket zelfs al direct het afschrift ook kunnen uploaden en tekenen. Op die manier kan de klant direct een afschrift downloaden, getekend en wel.

Is dit de enige oplossing? Nee, vast niet. Ik denk dat er legio mogelijkheden te verzinnen zij. Het zal alleen wel nog even gebouwd moeten worden. Maar dat is een kleinigheidje...