Nieuws & blogs

Het kantoorhandboek, advocaten en ICT: tijd is geld

/

Kees Manni | ICT Concept

21 juli 2020

Ieder advocatenkantoor moet, zoals u weet, een kantoorhandboek hebben dat op ieder moment door de deken ingezien moet kunnen worden. De inhoud van het kantoorhandboek is met de jaren meer en meer geworden, en de onderwerpen steeds diverser. Mede omdat door digitalisering er meer komt kijken bij het runnen van uw advocatenkantoor dan 10 jaar geleden.

Geen experts in computers

Ik spreek met grote regelmaat managing partners en advocaten bij kleine- en middelgrote kantoren. Allemaal worstelen ze met dezelfde problemen. Ze zeggen me dan twee dingen: “Kees, wij zijn experts in de wet, maar niet in computers” en “Het bijhouden en schrijven van dat kantoorhandboek kost me tijd die ik liever aan m’n cliënten wil spenderen.”

In het moderne kantoorhandboek moet een advocatenkantoor bijvoorbeeld adresseren hoe u omgaat met informatiebeveiliging en incidentbeheer. Maar hoe moet u daar iets over in uw handboek opnemen, als u niet weet welke gevaren er op u af kunnen komen? Of hoe kunt u een calamiteitenplan maken als u geen beeld heeft welke ICT systemen er noodzakelijk zijn voor uw organisatie?

Het kantoorhandboek: meer dan een verplicht nummertje voor de deken

Wie zich wil buigen over de kleine 16 echte ICT thema’s in het handboek, en hier ook daadwerkelijk iets van wil maken waar het kantoor wat aan heeft, zal ontdekken dat echte ICT kennis onontbeerlijk is voor het invullen van deze hoofdstukken. Het goed vastleggen van deze hoofdstukken levert namelijk meer op dan een schouderklopje van de deken en de Orde.

In tegendeel, het biedt de handvatten om veiligheid, continuïteit en efficiëntie in het kantoor te verbeteren. Neem onderdelen als de procedure voor het melden van een datalek, het controleren van een uitbesteed proces of het calamiteitenplan. Zaken die in het handboek moeten staan, en die u niet pas wilt uitzoeken als de vlammen al uit het dak slaan.

Tijd besparen en waarde toevoegen

ICT Concept heeft al 20 jaar ervaring in de advocatuur. Wij kennen de processen en afhankelijkheden van uw kantoor dan ook door en door. Regelmatig schrijf ik persoonlijk voor kantoren de hoofdstukken die geadresseerd moeten worden in hun kantoorhandboek rondom dit thema. Dit bespaart ze niet alleen tijd, maar ze weten ook zeker dat wat erin staat, meer is dan een invuloefening voor de deken.

Ik help natuurlijk ook uw kantoor graag, en om u een beetje op weg te helpen heb ik alvast een aantal onderwerpen om rekening mee te houden voor u op een rijtje gezet in deze brochure. Goed om te lezen, maar liever praat ik er zelf met u over. Neem contact met mij op voor een persoonlijke (of virtuele) afspraak.