info@pleit.nl
088 002 84 99
Nieuws & blogs
De inventarisatiefase bij een pakketselectie: hoe ziet die er idealiter uit?
Tom Jansen - Lexxyn Groep
22 juli 2020In een eerder blog schreven we over het doel van een wensen- en eisenlijst. Het samenstellen daarvan is een vast onderdeel van een pakketselectietraject voor nieuwe praktijkmanagementsoftware. Maar wat kunt u nog meer doen in de inventarisatiefase? U vindt hier praktische adviezen om uw wensen- en eisenlijst te optimaliseren en uw criteria goed te toetsen. Ook vindt u handige tips om deze fase zo effectief mogelijk in te gaan.
De informatie uit dit artikel komt uit ons nieuwe e-book over het kiezen van een praktijkmanagementsysteem. Het volledige e-book kunt u hier downloaden.
Aspecten die het verschil kunnen maken
Uiteraard kijkt u rond, praat u met uw IT-partner en nodigt u potentiële aanbieders uit. Daarnaast raden wij u ook aan om, naast een wensen- en eisenlijst, na te denken over het organiseren van een praktijkworkshop, referentiebezoek en Proof of Concept. Waarom? Omdat deze onderdelen tijdens de inventarisatiefase echt het verschil kunnen maken. Hieronder lichten we deze stappen toe.
Praktijkworkshop
Het is uw volste recht om aan de aanbieders van praktijkmanagementsystemen, naast een demonstratie, te vragen naar een workshop bij u op kantoor. Dit is een workshop welke volledig is toegespitst op uw praktijk en de manier van werken die kenmerkend is voor uw kantoor. In een demonstratie schuilt namelijk het gevaar dat deze te kort is en niet inzoomt op uw praktijk en werkprocessen.
Om de praktijkworkshop vorm te geven, kan de leverancier een demonstratie-omgeving voor uw kantoor inrichten, zodat u in deze omgeving samen met de leverancier kunt kijken hoe een urenlijst of een declaratie wordt gemaakt. Ook kunt u vragen om samen een dossier aan te maken en te laten zien hoe dat, met uw eigen documenten, verloopt.
Referentiebezoek
Een referentiebezoek kan enorm helpen bij uw overweging. Ook kan een referentiebezoek u nieuwe inzichten geven als het gaat om uw wensen- en eisenlijst. Vraag de leverancier naar referentiekantoren die u mag bezoeken. En ga! Bij voorkeur met de gehele projectgroep. Referentiebezoeken zijn ontzettend waardevol, maar let er wel op dat u niet blind vaart op de ervaringen van de andere kantoren. Wat voor het ene kantoor werkt, kan namelijk voor het andere kantoor niet werken. Focus op uw werkwijze en visie daarop. In het e-book ‘praktijkmanagementsystemen voor de advocatuur’ schreef extern adviesbureau L-IME een stukje over referentiebezoeken binnen een pakketselectie traject. U bekijkt het e-book hier.
Proof of Concept
Een Proof of Concept (PoC) is een soort testfase waarin de software deels wordt ingericht zoals u overweegt deze af te gaan nemen. Zo kunt u zelf testen in de praktijk, met bijvoorbeeld een kleine set testdossiers, of het pakket doet wat u ervan verwacht. Een PoC is veelal niet gratis, maar u verdient deze stap in de uitrolfase terug. Heeft u een sterke voorkeur voor een applicatie? Bespreek dan samen met de aanbieder de mogelijkheden voor een Proof of Concept.
Een Proof of Concept laat u in de praktijk ervaren wat het systeem voor u kan doen. Dit is het perfecte moment om gewenste koppelingen te testen, bijvoorbeeld met de KvK of heel basaal: de printer of scanner. U kunt uw gehele werkproces in deze omgeving doorlopen en zien of de geboden werkwijze bij u past. Vaak kan de PoC als springplank naar de definitieve productieversie worden gebruikt, waardoor de implementatie sneller en makkelijker verloopt.
De ideale inventarisatiefase
Neemt u de bovenstaande stappen in acht, dan ziet een inventarisatiefase er al snel zo uit:
Return on Investment (ROI)
In de inventarisatieronde spelen niet alleen functionaliteiten een belangrijke rol. Ook het financiële plaatje, zeker in relatie tot die functionaliteiten, is van cruciaal belang. Alleen, hoe maakt u het financiële plaatje compleet? Dit is niet eenvoudig, zeker gezien de uiteenlopende prijsmodellen die er gehanteerd worden.
Wilt u weten hoe u het financiële plaatje compleet maakt? Lees dan nu het e-book over praktijkmanagementsystemen voor de advocatuur.
