Nieuws & blogs

Wie orde wil brengen in de chaos van documenten, e-mails, bestanden op netwerkschijven en in mailboxen, kan het beste zijn toevlucht zoeken in een Document Management Systeem (DMS). Maar in uw zoektocht naar een DMS begint de reis met meer vragen dan antwoorden.

Dit DMS herbergt alle relevante data van uw kantoor, maakt deze makkelijk vindbaar op basis van inhoud en metadata, en zorgt ervoor dat iedereen dus altijd over de juiste informatie omtrent een dossier beschikt. Ik zet de in mijn ogen, 4 belangrijkste vragen om mee te beginnen, voor u op een rij:

1. Welke integraties kan het DMS maken?

Een DMS op zich is slechts een grote kaartenbak waarin veel informatie staat. De echte waarde ontstaat op het moment dat u het DMS kunt koppelen met bijvoorbeeld uw Office pakket om zo snel data toe te voegen en te bewerken, of met uw praktijkmanagementsysteem om alle relevante documenten en e-mails rond een zaak snel bij elkaar te hebben. Integraties zijn hierbij het sleutelwoord. Kijk dus goed of uw nieuwe DMS kan integreren met de andere software die voor uw kantoor van levensbelang is.

2. Hoe is de veiligheid geregeld?

De data in het DMS moet goed bescherm kunnen worden. Niet alleen op zo’n manier dat men van buitenaf er niet bij kan, maar ook zo dat intern enkel mensen met de juiste bevoegdheden en betrokkenheid een bestand kunnen openen of zelfs bewerken. U moet dus niet alleen vragen hoe het systeem technisch beveiligd is, welke tests er worden gedaan en welke standaarden worden nageleefd om dit bevestigen, maar ook hoe u uw eigen beveiligingsbeleid via het pakket kunt handhaven.

3. Hoe makkelijk is het om nieuwe data toe te voegen, en bestaande data te vinden?

De manier waarop data in het systeem kan worden geplaatst en vervolgens weer gevonden kan worden, is cruciaal voor de acceptatie van het systeem door uw gebruikers. Als data in het DMS “verdwijnt” en niet meer te vinden is, stoppen gebruikers met het vullen van het DMS. Gebruiksvriendelijkheid, koppelingen met de juiste applicaties en snelheid zijn dus cruciaal voor een succesvol DMS.

4. Kan ik externen ook veilig toegang geven tot de data in mijn DMS?

Eigenlijk wil niemand meer werken met attachments rondsturen per e-mail. Het is onveilig, inefficiënt en zorgt voor een overvloed aan onnodige versies. Een systeem dat u in staat stelt om externen veilig toegang te geven tot een specifiek document om daaraan mee te werken, kan u daarom een hoop kopzorgen schelen.

De lijst met vragen die u een DMS-leveranciers kunt stellen is natuurlijk nog veel langer. We vertellen u namelijk ook graag over hoe de migratie bijvoorbeeld verloopt, hoe we een vendor lock-in voorkomen en hoe de SLA (Service Level Agreement) er bijvoorbeeld uitziet. Maar daarover adviseer ik u ook graag persoonlijk. Neem dus contact met mij op via info@epona.com als u graag meer wilt weten over DMSforLegal, het DMS ontwikkeld voor de juridische praktijk.