Nieuws & blogs

Het notariaat staat tegenwoordig bol van allerlei hippe termen zoals: workflow, procesmanagement, taakgericht werken, en ga zo maar door. Het is even iets anders dan toen ik zelf nog achter de computer kroop om mijn akte uit te tikken.  

Tijdens je inwerkperiode was je verteld wat de taken waren die je moest uitvoeren, als je geluk had, was er ergens nog een lijstje waar je iets op kon aftekenen. Maar heel veel zaken "wist je uit het hoofd".En eigenlijk is dat raar, althans, dat vind ik. Waarom zou je vertrouwen op je geheugen, als je het door een computer kan laten doen? Het gevaar van je geheugen is namelijk dat je net even iets anders aan je hoofd hebt, waardoor je het vergeet. Of je bent te druk en schiet midden in de nacht wakker van iets wat je nog uit had moeten voeren. Voor alle duidelijkheid: dat laatste is mij echt noooooooit overkomen, en u vast ook niet.

Fysieke afvink lijst

De eerste oplossing die je daarvoor kan bedenken is het maken van een lijst in je dossier. Deze lijst kan alle taken bevatten die jij af moet ronden in dit specifieke dossier. Van het doen van recherches tot het deponeren van de fusiestukken. Het handige aan dit soort lijstjes is dat je zelf kan controleren of je niet iets vergeten bent. Nadeel is nog steeds wel dat je vrij veel moet vertrouwen op je geheugen om het uit te voeren. Dus het midden in de nacht wakker schieten kan nog steeds voorkomen. 

Workflow

Hier komen al die mooie en hippe termen om de hoek kijken die ik hiervoor al noemde. In mijn wereld zijn dat namelijk hele mooie woorden om te omschrijven hoe je dossier door je organisatie loopt of zou moeten lopen. Je wilt eigenlijk op elk willekeurig moment weten waar het dossier zich in het proces bevindt en wat er nog gedaan moet worden. 

NEXTflow

En laat het nou zo zijn dat NEXTassyst u daar prima mee kan helpen. NEXTassyst heeft de beschikking over het instellen van automatische taken met behulp van NEXTflow. Deze automatische taken worden, zoals het woord al zegt, automatisch gegenereerd op een dossier. Met behulp van deze taken kunt u uw eigen werkprocessen automatiseren. Hiermee kunt u de efficiency binnen uw kantoor enorm verbeteren. Er zijn standaard meegeleverde workflows maar u kunt ze ook zelf bouwen. Zo kunt u ze helemaal afstemmen op de behoeftes van uw organisatie.

Verantwoordelijke taak
Je kunt bijvoorbeeld een taak laten aanmaken voor een bepaald persoon op het moment dat het dossier wordt aangelegd. En niet alleen aan een bepaald persoon, maar ook aan een hoedanigheid (bijvoorbeeld de notarieel medewerker of de kandidaat-notaris), of zelfs aan een groep mensen. Hiermee is het mogelijk om alle stappen in een dossier van te voren te definiëren en deze bij de juiste persoon terecht te laten komen. 

Condities gebruiken
Het is ook mogelijk om een taak afhankelijk te maken van een eerdere taak. Dus, als taak 1 is afgerond, komt automatisch taak 2 naar voren. Wil je dat niet? Dan kan je de tweede taak ook naar voren laten komen op het moment dat er X weken zijn verstreken na het starten van de eerste taak. 

Een andere mogelijkheid die bestaat is dat je een taak kan koppelen aan een passeerdatum. Denk hierbij aan het voorbeeld dat je 5 dagen voor het passeren van de akte een controle op het dossier wil laten plaatsvinden door de behandelaar. Of dat je X-weken voor het passeren van de akte de gelden wil opvragen. De taak komt automatisch bij de juiste medewerker terecht en deze medewerker heeft ook direct in zijn of haar takenoverzicht inzichtelijk welke taken er wanneer uitgevoerd moeten worden.

Processen

Van belang bij het inrichten van NEXTflow is natuurlijk wel dat je heel goed inzichtelijk hebt welke processen er spelen op kantoor. Tevens is het van belang om goed aan te sluiten bij een eventueel kantoorhandboek. Daar staat vaak al in beschreven wat er in voorkomende situaties moet gebeuren. Tot slot is het zinvol om goed om na te denken over wie welke taak uitvoert. Behandelt een medewerker het dossier van A tot Z? Of worden bepaalde taken bij bepaalde mensen neergelegd? En zo ja, wat is daarin het efficiëntst? 

Op maat gemaakt

‘Zoveel mensen, zoveel wensen’. Dit spreekwoord is ook op de processen binnen notariskantoren van toepassing. Ieder notariskantoor werkt vaak net weer even op een andere manier. De volgorde van taken is bijvoorbeeld anders, of de verantwoordelijke voor een bepaalde taak verschilt per kantoor. Daarom kunnen de auto-taken in NEXTassyst helemaal op maat gemaakt worden voor uw kantoorprocessen, zodat u als kantoor het meest efficiënt kunt werken. U kunt NEXTflow zelf inrichten, maar wij helpen u daar uiteraard graag bij. Hebben we daarbij alle antwoorden? Nee, dat niet, want we gaan u niet vertellen hoe u uw werk moet doen. Maar meedenken? Dat doen we graag!