Nieuws & blogs

Uit de as van KEI herrijst nieuw basisplan digitalisering

/

Claudia Heemskerk - Lexxyn Groep

14 december 2018

Op 7 februari jl. werd de Tweede Kamer door de Minister van Rechtsbescherming geïnformeerd over de voortgang en volgende stappen op het gebied van het digitaliseren van de Rechtspraak en de toekomst van digitaal procederen.

Na het stuklopen van het eerdere programma KEI herrijst uit de as van dit project nu een nieuw basisplan. Dit basisplan zal uiteindelijk ook voor de rechtsgebieden civiel- en bestuursrecht een deels nieuwe en gewijzigde basis worden om gegevens digitaal aan te leveren en uit te wisselen met de Rechtspraak.

Initieel richt de Rechtspraak zich nu in dit nieuwe basisplan op 5 zaakstromen: Rijksbelastingzaken, Reguliere Vreemdelingenzaken, Volksverzekeringszaken, Beslagrekesten en Gemeenschappelijke Verzoeken om Echtscheiding. Rode draad in dit nieuwe basisplan is een vereenvoudiging ten op zichtte van het oude plan en een sterke focus op het digitaliseren van informatie, en in mindere mate de processen.

Disclaimer: In dit artikel zetten we de recente ontwikkelingen en mogelijke uitkomsten daarvan op een rij waarbij we moeten aangeven dat een aantal zaken onderhevig aan wetgeving of vanuit de Rechtspraak nog lang niet uitgekristalliseerd zijn. Wij adviseren daarom om dit artikel vooral te gebruiken als voortgangsinformatie.

De diverse betrokkenen bij het voormalige programma KEI, waaronder leveranciers van de diverse aansluitpunten, advocaten en gebruikers van de systemen als ook vertegenwoordigers van de Hoge raad en Raad van State werden 14 februari jl. tijdens een presentatie vanuit de Rechtspraak geïnformeerd.

Jezelf niet 2x aan dezelfde ‘KEI” stoten

Er is de afgelopen jaren veel te doen geweest omtrent programma KEI. De investeringen, die reeds aanzienlijk waren opgelopen en de complexiteit van processen zorgden ervoor dat in juni 2018 het programma moest worden stopgezet. Om herhaling hoe dan ook te voorkomen werd door de Rechtspraak afgelopen jaar de tijd genomen voor een volledige reset. Ofwel een nieuw basisplan.

Om de financiële haalbaarheid van dit nieuwe basisplan te waarborgen is een van de voorwaarden dat het basisplan zal worden voorgelegd aan het Bureau ICT Toetsing (BIT). Om het slagen van deze toets te waarborgen is het nieuwe basisplan inmiddels door een onafhankelijk consultancybureau onderworpen aan een quickscan, ter voorbereiding op de BIT-toets. In grote lijnen was de conclusie van deze quickscan dat het nieuwe basisplan geschikt is om te onderwerpen aan een BIT-toets. Er zijn nog wat haken en hogen maar het basisplan heeft volgens de quickscan een realistische kans van slagen.

BIT-toetsing

Het nieuwe basisplan zal net voor de zomer van 2019 getoetst worden door het BIT op risico’s en de slagingskans van het nieuwe project. Twee interessante details hierin zijn overigens dat het eerste programma KEI nooit aan een BIT-toets is onderworpen (Het project was al gestart voordat het BIT in 2015 werd opgericht), en dat het BIT een tijdelijk bureau is dat ten tijde van de oprichting maximaal 5 jaar zou bestaan en dus feitelijk volgend jaar zou moeten stoppen. Mocht het nieuwe project om wat voor reden dan ook niet door de eerste BIT-toets komen kan dit problematisch zijn als het BIT in de loop van volgend jaar inderdaad niet meer zou bestaan. De kans dat het BIT wordt opgeheven achten wij niet heel groot, daar het zijn nut in de afgelopen jaren heeft aangetoond.

Het nieuwe basisplan: stukken aanleveren

Zoals gezegd richt het nieuwe basisplan zich meer op het digitaliseren van de informatie dan van de processen. Er komen straks naar verwachting 4 manieren om te communiceren met de Rechtspraak:

  1. Een webportaal van de Rechtspraak zelf dat naar verwachting Digitale Diensten Rechtspraak gaat heten. Dit wordt de vervanger van Mijn Rechtspraak.
  2. Een aansluitpunt via de kantoorsoftware, zoals ook bij het voormalige programma KEI beschikbaar was. De exacte uitwerking hiervan (en of software deze functie bevat) zal per softwareleverancier anders zijn.
  3. Er wordt een aparte aansluitapplicatie ontwikkeld die vermoedelijk op de PC of laptop geïnstalleerd kan worden om de stukken te uploaden naar de Rechtspraak. Deze is dan kantoorsoftware onafhankelijk en niet geïntegreerd.
  4. Stukken mogen ook nog steeds via de post worden aangeleverd.

Alle informatie wordt straks in het standaard PDF/A formaat aangeleverd, in plaats van een standaard die door de Rechtspraak is gemaakt. Dit betekent dat de creatie van de documenten een stuk eenvoudiger is en via de meest gangbare applicaties te realiseren is.

Digitale postkamer

Wat interessant is in dit verhaal is dat heel veel van de procesautomatisering in het nieuwe basisplan geschrapt is en weer uitgevoerd gaat worden door de griffiers. De aangeleverde stukken komen binnen in een centrale digitale brievenbus of postkamer bij de Rechtspraak en de griffiers zorgen net als bij de traditionele post of fax stukken dat deze aan de juiste zaken worden gekoppeld. Om dit proces in goede banen te laten lopen wordt achter de schermen nadat een stuk is geüpload, of een fysiek stuk is gedigitaliseerd, door de Rechtspraak een unieke naam of ID aan het document toegevoegd. Goed natuurlijk voor de griffiers dat zij weer een belangrijke rol krijgen in de informatiestroom, maar de oorspronkelijke beoogde efficiëntie door automatisering is hiermee niet meer aan de orde. Het zorgt wel voor de borging van de meest complexe delen (geautomatiseerde informatiestromen en workflows) die moeten voorkomen dat het in het nieuwe plan op dit stuk waarschijnlijk niet meer mis zal lopen.

Image
Basisplan digitalisering

BRON: Rechtspraak

Proof of Concept

Inmiddels is de Rechtspraak van start gegaan met een functionele Proof of Concept (POC) voor de zaakstroom Rijksbelastingzaken. Deze zal naar alle waarschijnlijkheid in het Gerecht Arnhem/Leeuwarden van start gaan.

Uit deze functionele POC zal moeten blijken of het nieuwe plan het werkproces van interne en externe stakeholders voldoende ondersteund, of het zaakstroomonafhankelijk werkt en of de aanleververeisten voor stukken acceptabel zijn. Deelname aan de POC door marktpartijen en advocaten is op vrijwillige basis, men mag dus voor rechtsgebieden in de POC ook op de traditionele manier blijven communiceren met de Rechtspraak. Het systeem mag zich eerst bewijzen en moet het vertrouwen van de markt gaan verdienen.

Voor deze zaakstrook is daarnaast ook geen aanpassing in wetgeving benodigd wat betekent dat de POC na een succesvolle BIT toets snel van start kan gaan. 

Naast deze functionele POC voor bovengenoemde zaakstroom zijn er ook 3 technische POC’s op het gebied infrastructurele en informatiemanagement deelprojecten.

Wat gebeurt er met het “oude” KEI?

Zolang de wetgeving niet is teruggedraaid of ingetrokken moet er bij de Gerechten Gelderland en Midden-Nederland nog altijd digitaal geprocedeerd worden via de “bestaande” KEI wetgeving. De verwachting is dat deze wetgeving vanaf 2020 teruggedraaid gaat worden. Het is nog onduidelijk wat dit betekent voor lopende zaken, of hoe de data en stukken omtrent deze zaken verder geborgd worden in het proces, de komende maanden zal hier duidelijkheid over komen.

En nu?

De sterk versimpelde volgorde zoals het er nu voor staat:

  1. Rond de zomer de BIT-toets
  2. Na een succesvolle BIT-toets (of met beperkte adviezen of aanpassingen) volgt een POC
  3. Na de POC wordt gekeken welke aanpassingen nodig zijn en kunnen de eerste zaakstromen al snel op het nieuwe systeem worden aangesloten.

Uiteraard blijven wij de ontwikkelingen volgen en met u delen. De huidige ontwikkelingen laten zien dat de Rechtspraak met het nieuwe basisplan realistische en haalbare doelen heeft gesteld en een duidelijk plan heeft hoe deze doelen gerealiseerd moeten worden. Door eerst te focussen op informatie, en daarna pas op processen is de grootste verandering (de mens en de arbeid) een stuk minder lastig dan in het eerder gestrande programma KEI.

De technische invulling en aanpassingen voor de diverse zaakstromen zijn te zijner tijd relatief eenvoudig te realiseren vanuit de kantoren zelf of te integreren vanuit de diverse softwarepakketten.

Voor juridisch professionals zijn er nú geen concreet te nemen acties of stappen en is het zaak vooral goed geïnformeerd te blijven. Zeker als uw kantoor actief is in een van de eerder genoemde rechtsgebieden, of nog te maken heeft met zaken die via het oude programma KEI lopen. Daarnaast kunt u uw softwareleverancier als de POC ten einde loopt vragen hoe en of het nieuwe systeem gekoppeld gaat worden aan uw kantoorsoftware. In uw eigen organisatie kunt u wel al beginnen met kijken welke documentstromen nog analoog verlopen en gedigitaliseerd kunnen worden. Omdat de aanleverspecificaties een stuk soepeler lijken te worden kan straks feitelijk ieder type document in PDF/A aangeleverd worden. Een intern proces dat alvast is ingericht op digitale documenten sluit dan straks optimaal aan bij het nieuwe systeem.