Nieuws & blogs

Claudia Heemskerk - Operationeel Manager Lexxyn Groep: We zijn bij Lexxyn Groep niet zo van het terugblikken. Wel lering trekken uit het verleden, maar niet blijven hangen in vroeger. We blikken liever vooruit. Een jaar afsluiten betekent een nieuw jaar beginnen. En dat 2019 een interessant jaar wordt qua technologische ontwikkelingen voor de juridisch professional staat wat ons betreft buiten kijf. We zetten zeven (verwachte) ontwikkelingen op een rij waar u in 2019 waarschijnlijk niet omheen kan.

1. Verdere ontwikkelingen rondom digitaal procederen

Onlangs stuurde de Raad voor de Rechtspraak een brief aan de minister met de geplande aanpak rondom digitaal procederen. Eerder schreven wij al een samenvatting over de recente ontwikkelingen: een brief aan de Tweede Kamer door de minister, toetsing door het BIT, focus op digitalisering van informatie in plaats van processen, et-cetera. Ondanks dat er in 2019 naar verwachting echt nog geen vervolg van digitaal procederen uit de as van KEI zal verrijzen, zullen de Raad, de minister van Rechtsbescherming en de tweede kamer in 2019 een hoop werk moeten gaan verzetten om te zorgen dat digitaal procederen voor onder andere civiele vorderingszaken weer van de grond komt.

Lees hier meer over: https://lexxyn.nl/nieuws-evenementen/nieuws/2018/12/04/raad-voor-de-rechtspraak-maakt-nieuwe-plannen-digitaal

2. KPN trekt in september 2019 de stekker uit ISDN: uw fax werkt straks mogelijk niet meer

Veel van de in Nederlandse kantoren draaiende fax apparaten zijn aangesloten op het ISDN netwerk. Als KPN in september 2019 de stekker uit ISDN trekt kunt u een fax die op ISDN vertrouwt niet meer gebruiken. U kunt dan geen stukken meer verzenden en ontvangen van cliënten of bijvoorbeeld de Rechtspraak. Zorg daarom dat u tijdig een nieuwe faxoplossing in huis heeft die niet afhankelijk is van ISDN.

Speciaal voor de juridische sector introduceerde Lexxyn Groep Partner Helder Telecom & ICT de Helder Legal Fax. Een e-fax oplossing die werkt volgens de wettelijke kaders voor het veilig uitwisselen van informatie met bijvoorbeeld de rechtbanken (dus bijvoorbeeld met een SLA, aflevergarantie, afleverrapporten etc.). Deze e-fax is ontwikkeld op basis van hetzelfde platform dat ook door de meeste rechtbanken in Nederland wordt gebruikt wat optimale interoperabiliteit garandeert. Zorg dat u tijdig een afspraak maakt met de specialisten van Helder Telecom & ICT om te voorkomen dat u straks in september uw stukken niet meer tijdig bij de rechtbank kan aanleveren.

Lees hier meer over: https://www.heldertelecom.nl/nieuws/rechtbanken-faxen-digitaal-hoe-levert-u-in-2019-uw-stukken-aan/

3. Blockchain: smart contracts gaan meer praktische toepassingen vinden

De Blockchain was tot op heden vooral bekend als onderliggende techniek van de zogenaamde crypto currency’s zoals de Bitcoin. Maar Blockchain is een techniek met veel meer mogelijkheden dan enkel digitale muntjes uitwisselen. In een Blockchain (eigenlijk kort door de bocht een database techniek) wordt informatie op meerdere apparaten en locaties tegelijkertijd bewaard, gesynchroniseerd en gevalideerd, en is de volledige transactiehistorie voor de aangesloten gebruikers inzichtelijk. Dit zorgt voor maximale transparantie en openheid in de transacties wat voor alle betrokken partijen tot meer vertrouwen in de hele keten leidt.

In 2019 verwachten wij dat transacties vaker in een zogenaamd smart contract worden vastgelegd. Een smart contract is een contract, vastgelegd in een Blockchain, waar een soort controle mechanisme ingebouwd is om handelingen en transacties automatisch te laten plaatsvinden.

Bijvoorbeeld: een schip met kolen moet van Rotterdam naar Dover. De afspraak tussen de contractpartijen is dat op het moment dat het schip aanmeert in Dover de vergoeding voor het transport worden overgemaakt. Je kunt het contract dan zo bouwen dat op het moment dat het schip volgens de GPS data de haven uit vaart het geld naar een derdengeldrekening wordt overgemaakt, en op het moment dat het schip volgens de GPS is aangemeerd het geld van de derdengeldrekening naar de ontvanger wordt overgemaakt. Zonder dat daar een nog een menselijke administrateur of boekhouder tussen komt. Dit maakt transacties sneller, gemakkelijker en biedt alle partijen meer zekerheid.

Lees hier meer over: https://axveco.com/persbericht-dutch-blockchain-coalition-publiceert-juridische-verkenning-smart-contracts/

4. Artificial Intelligence (AI) en Cognitive Computing breekt door bij het grote publiek

Misschien heeft u er al wel een thuis staan, zo’n “smart speaker”. U haalt er al een voor een paar tientjes bij de bekende webshops. Dat achter dat simpele kastje met een microfoon en een speaker een compleet netwerk aan rekenkracht bij Google, Apple of andere grote speler schuilgaat ziet u niet eens. In de datacenters van deze organisaties worden uw spraakopdrachten verwerkt (middels Cognitive Computing, ofwel natuurlijke spraakverwerking) en vertaald naar antwoorden of acties voor andere apparaten en diensten. Dus als u roept “Oké Google, wat voor weer wordt het morgen?” dan krijgt u antwoord vanuit het Google datacenter.

Door de lage prijs van deze apparaten verwachten wij dat de adoptie van deze apparaten nu snel gaat lopen. Is dit dan echt Artificial Intelligence? Misschien nog niet helemaal, maar het is het voorportaal van AI. De volgende stap heeft Google namelijk al gedemonstreerd, uw smart speaker die namens u een afspraak maakt bij de kapper.

We verwachten overigens niet dat deze smart speakers ook op alle juridische kantoren hun intrek zullen doen zonder echte praktische juridische toepassing. Wel laat deze ontwikkeling zien in welk tempo het gaat en inmiddels zijn de eerste stappen naar zakelijke toepassingen gezet.

Lees bijvoorbeeld meer over LeReTo, de winnaar van de Legal Tech Startup Awards 2018: https://pleit.nl/nieuws-blogs/2018-06/lereto-winnaar-legal-tech-startup-awards

5. De Autoriteit Persoonsgegevens gaat de eerste boetes onder de AVG uitschrijven

Als we één ding kunnen voorspellen voor 2019 dan is het dat de eerste boetes (in Nederland) door de AP (Autoriteit Persoonsgegevens) uitgedeeld gaan worden. Dan kunt u er maar beter voor zorgen dat de kans dat (persoons)gegevens verloren raken, ofwel een datalek ontstaat, zo klein mogelijk is. In 2018 heeft de AP de eerste boete al uitgedeeld, aan UBER, maar formeel is dat nog gedaan onder de WBP en niet onder de AVG.

Wát is een datalek ook alweer? De wet spreekt van een datalek wanneer persoonsgegevens verloren raken of onrechtmatige verwerking redelijkerwijs niet kan worden uitgesloten. Er is dus niet alleen sprake van een datalek als een hacker toegang tot persoonsgegevens krijgt. Ook verlies van een USB-stick in de trein, of het sturen van een mailing met adressen in het CC-veld (in plaats van het BCC-veld) kan tellen als datalek.

Voor het voorkomen van datalekken zijn verschillende oplossingen beschikbaar. Variërend van cliëntenportalen tot veilig e-mail oplossingen is er voor ieder kantoor een geschikte oplossing.Kijk bijvoorbeeld eens naar: https://clipconsultants.nl/actueel/veilig-mailen-zo-makkelijk-het of https://devoon.nl/nextportal

6. Op afstand passeren van akten komt dichterbij

In verschillende Europese landen is het digitaal passeren van akten de gewoonste zaak van de wereld. In Estland wordt 99,9% procent van de ondernemingen digitaal opgericht en in Frankrijk kunnen digitale akten met een tablet op het notariskantoor worden ondertekend.

In 2019 zal in Nederland het digitaal passeren van akten niet geregeld zijn. Los van het feit dat de KNB hier nog geen beleid voor heeft is ook de wetgeving er nog niet klaar voor. Net als met het digitaal procederen zal er dus nog wat water door de Rijn moeten stromen voordat we in Nederland ook zover zijn. Dat de cliënten van notarissen wel om het digitaal of op afstand passeren van akten beginnen te vragen is niet te ontkennen. Het gemak en de snelheid voor de cliënt staat daarbij voorop, maar de notaris moet blijven waken voor de integriteit en correctheid van zijn werk.

7. Niet meer verzenden, maar delen

Het per e-mail delen van bestanden wordt in 2019 langzaam vervangen door het direct delen met cliënten. De traditionele scheiding tussen de IT van het eigen kantoor en de computer van de cliënt vervaagd. Delen met een cliënt biedt de mogelijkheid om permissies in te stellen, om vast te stellen dat de cliënt er kennis van heeft genomen. Samenwerken op hetzelfde document verlaagt de doorlooptijden van traditionele werkstromen met document-versie.

Dat vereist een andere manier van tijdschrijven, want alle handelingen zijn traceerbaar en vereist een nieuwe manier van versies vergelijken. Het is eigenlijk geen keuze meer voor kantoren, want de meeste kantoren gebruiken bijvoorbeeld Microsoft techniek die simpelweg gebaseerd is op deze nieuwe functionaliteiten. En dit is nog maar de eerste stap naar een andere manier van samenwerken, Microsoft gaat op termijn Outlook functies verplaatsen naar het nieuwe Teams product waarin, Skype meetings en samenwerken aan documenten worden gecombineerd. Sharing will become Collaborating en het dossier wordt een team.

Tijd voor actie

In 2019 staat er zoals u leest een hoop op stapel. Sommige zaken wat dichterbij en waarschijnlijker dan anderen, maar dat de juridische sector in beweging is staat vast. Tijd voor u dus om in actie te komen: zorg dat u ingeschreven bent voor onze nieuwsbrief zodat u minstens één keer per kwartaal een update heeft over de ontwikkelingen op ICT gebied in de juridische sector. Lees ook onze blogs en blijf zo op de hoogte. In 2019 verwachten wij u bovendien te mogen verwelkomen in het Kantoor van de Toekomst. Een real life experience center in ons kantoor in Oosterhout waar u de nu beschikbare oplossingen van onze partners en nieuwe innovaties persoonlijk kunt ervaren.