Nieuws & blogs

10 praktische vragen over de risico’s van een 21-eeuws advocatenkantoor

19 juni 2018

Image
10 praktische vragen over de risico’s van een 21-eeuws advocatenkantoor

Dit was nou echt een workshop gericht op dagelijkse vraagstukken in de juridische praktijk. Bas Martens en Suzanne Hendrickx, oprichters van Advius, stelden vragen en het publiek antwoordde. Hiermee gaven zij op een interactieve manier inzicht in de mogelijke risico’s die kantoren lopen als het gaat om hun digitale infrastructuur.

In totaal werden tien vragen behandeld over de inrichting van een digitale kantooromgeving, inclusief moderne communicatiemiddelen. Ook kwamen de belangrijkste wijzigingen rondom de vernieuwde gedragsregels van advocaten aan bod. De belofte dat het een levendige workshop werd, is waargemaakt.

 

De vraagstukken die de revue passeerden waren onder andere:

Moet een advocaat een fysiek kantoor hebben of mag deze volledig in de cloud werken?  Hij heeft geen kantooradres, alleen een laptop en spreekt zijn cliënten op locatie.

Hij mag volledig in de cloud werken, mits hij een fysiek kantooradres heeft in één arrondissement - en dus geen postbusadres.

 

Image
Suzanne Hendrickx
Suzanne Hendrickx

Is de advocaat die volledig in de cloud werkt verplicht om zijn data in een Nederlands datacenter onder te brengen zodat de geheimhouding volgens Nederlandse regelgeving beschermd is?

Nee, maar hij is wel gehouden aan geheimhouding en dient veilige toegang te waarborgen.

 

Mag een advocaat alle telefoongesprekken zomaar opnemen?

Nee, daar dient hij altijd toestemming voor te vragen. Ook dient hij altijd aan te geven als er collega’s actief meeluisteren.

 

Mag een advocaat gebruik maken van de mogelijkheden van Google search (Adwords) om ervoor te zorgen dat de naam van zijn kantoor bovenaan de lijst met treffers verschijnt, ongeacht op welke naam er wordt gezocht?

Nee, dat mag niet conform gedragsregel 24.

 

Image
Bas Martens
Bas Martens

En zo werden er nog zes vragen het publiek ingeslingerd. Er werden tips gegeven en er werd openlijk gediscussieerd over grijze gebieden zoals het versturen van vertrouwelijke stukken per mail of het opvragen van ID-bewijzen. De deelnemers hielpen elkaar ook, zoals bij het vraagstuk rondom het versturen van informatie per e-mail. Er werden suggesties uitgewisseld over applicaties om documenten versleuteld (encrypted) te versturen en om vooral geen WeTransfer te gebruiken voor het uitwisselen van documenten.

Bas en Suzanne stonden open voor alle voorkomende vragen over de moderne kantoororganisatie en de regelgeving voor advocaten. Zij gaven een beknopte update over de inrichting van een digitaal kantoor. Praktische onderwerpen over privacy, de digitale communicatie, de cloud, de beveiliging van systemen, de omgang met het archief in het licht van de nieuwe gedragsregels, de Voda en de AVG kwamen kort aan bod. Aan de hand van tien vragen liepen de deelnemers de zaal uit met nieuwe inzichten en een rugzak vol praktische tips.

 

Download de presentatie (inclusief alle vragen) hier: https://pleit.nl/highlights-PLEIT2018

Download de factsheet hier: https://pleit.nl/system/files/2018-06/Factsheets_PLEIT2018_Advius.pdf

 

Bas Martens

Bas is strafpleiter in commune strafzaken en militaire zaken (straf-, rechtspositie, letsel). Hij geeft leiding aan de secties Strafrecht en Militair recht van Delissen Martens. Bas behandelt strafzaken, zowel commuun als fiscaal economisch. Van oktober 2012 tot november 2015 was Bas Martens Deken van de Haagse Orde van Advocaten en van 2013 tot november 2015 voorzitter van het Landelijk Dekenberaad. Als bestuurder en toezichthouder heeft hij veel ervaring met compliance-vraagstukken. Hij is docent op het gebied van de antiwitwasregelgeving en het gedragsrecht voor advocaten. Hij is medeoprichter van Advius, advies en compliance voor advocatenkantoren. Hij adviseert en begeleidt advocaten op het gebied van hun kantoororganisatie en bij tuchtrechtelijke, bestuursrechtelijke en strafrechtelijke problemen. 

 

Suzanne Hendrickx

Suzanne Hendrickx is in april 2000 beëdigd tot advocaat en heeft zeven jaar gewerkt in de praktijk. In 2007 is zij als advocaat en stafjurist gaan werken bij het Bureau van de Haagse Orde van Advocaten. Sinds 2015 verzorgt Suzanne als docent cursussen op het gebied van Wwft, compliance en tucht- en gedragsrecht. Zij heeft zowel in house opleidingen verzorgd als lesmiddagen voor de Stichting Permanente Opleiding van de Haagse Orde. Suzanne is sinds april 2016 mede-eigenaar van Advius, een advieskantoor voor de advocatuur op het gebied van compliance en organisatieadvies.