Actueel in iedere branche: digitale transformatie. Waar digitale vernieuwing bij de ene sector in de kinderschoenen staat, is een andere branche al ‘native digital’. In welke fase zit de juridische praktijk, of zelfs nog dichterbij, in welke fase zit uw kantoor?
Het digitale juridische landschap laat een diversiteit zien als het gaat om digitale transformatie. Bij sommige kantoren spelen digitale innovaties alleen in op gesignaleerde kansen. Weer andere juridische organisaties zijn geheel geautomatiseerd op basis van uitgekristalliseerde werkprocessen. Hieronder behandelen wij kort de vijf verschillende fases van IT-transformatie, zodat u meer inzicht krijgt in dit begrip en kunt inschatten waar uw kantoor zich begeeft.
Fase 1: Ad-hoc
Het kantoor signaleert steeds meer mogelijkheden om processen te optimaliseren of kansen om nieuwe en/of betere diensten aan te bieden aan (potentiele) cliënten. Hierbij is nog geen sprake van een structurele aanpak. Ten aanzien van het integreren van content oplossingen, zoals een document management oplossing, blijkt uit een onderzoek van Gartner dat nog steeds 40% van de deelnemende organisaties een gefragmenteerde focus heeft.
Fase 2: Betrokken
Steeds meer IT-initiatieven worden breder gedragen binnen de organisatie. Het zijn niet meer alleen enkele innovatie- of projectmedewerkers die digitaliseringstrajecten uitvoeren. In deze fase worden steeds meer experimenten goedgekeurd door het management. Deze projecten worden gezien als noodzakelijk om de organisatie verder te helpen en te laten groeien.
Fase 3: Strategisch
In deze fase maakt digitalisering en innovatie een structureel onderdeel uit van de bedrijfsvoering. Er is budget voor innovatie en de bestuurders zien innovatie als kans en minder als bedreiging of noodzakelijk kwaad. Er wordt meer nagedacht over de (door)ontwikkeling voor de langere termijnen en er wordt zoveel mogelijk gestuurd op basis van vooraf gestelde doelstellingen.
Fase 4: Full-scale
Digital first is het uitgangspunt voor kantoren. Nieuwe structuren, plannen en business modellen zijn veelal hiervan het gevolg. Er wordt voorzien in meer inzicht tussen de verschillende teams, afdelingen en secties én het samenwerken met de cliënt. Vaak zie je dit samengaan vanuit een meer projectmatige aanpak waarin alles wordt georganiseerd op basis van een digitale strategie.
Fase 5: Digital native
Het kantoor is volledig digitaal en dit is vanzelfsprekend voor alle medewerkers. Bij een groot deel van de kantoren zit digitalisatie mogelijk zelfs als in het DNA. In de fases een tot met vier wordt automatisering met name ingezet om:
- een betere service te kunnen bieden;
- de medewerkers efficiënter te laten werken;
- de kosten te verlagen.
Bij digital native of ook wel adaptief genoemd wordt er naast deze punten ook gekeken naar:
- het meer wendbaar maken van het kantoor;
- het eenvoudig betrekken van meerdere teams van specialisten;
- manieren om de cliënt volledig onderdeel uit te laten maken van het proces vanuit een digitaal ecosysteem.
Met deze fase is verdere transformatie echter niet klaar. Stilstand betekent ook hier achteruitgang. Om niet achterop te raken moet een kantoor blijven bewegen en scherp letten op nieuwe digitale initiatieven. Digital native wil ook zeggen een wendbare organisatie te zijn zodat er ook ingespeeld kan worden op die initiatieven
Juridische sector in beginstadium
In de juridische sector bevinden veel kantoren zich in fase 1 en 2. Kantoren zullen door verwachtingen van cliënten rondom transparantie en digitaal (samen) werken langzaam richting fase 3 en op den duur 4 en 5 begeven. Maar ook een verdere - online - concurrentiestrijd en verdere digitalisering van de maatschappij verplicht kantoren zich te verdiepen in verdere IT-vernieuwing om uiteindelijk ook een wendbare digital native organisatie te worden. Samen gaan we de juridische sector digitaal meester maken. We hebben er zin in!
